Tu as déjà reçu un fichier Excel rempli de saisies différentes pour la même valeur : « Paris », « paris », « PARIS », « Pris » ? Une liste déroulante règle ça en 2 minutes. Elle force la saisie à se faire parmi un ensemble de valeurs prédéfinies, élimine les fautes de frappe et rend tes formulaires Excel infiniment plus fiables.
Dans ce tutoriel, tu vas apprendre trois niveaux de listes déroulantes : la version simple pour débuter, la version dynamique qui s’adapte automatiquement à tes données, et la version dépendante où le contenu de la deuxième liste change selon ce qui est sélectionné dans la première.
- Créer une liste déroulante simple avec saisie manuelle ou plage de cellules
- Rendre ta liste dynamique grâce aux tableaux structurés
- Créer une liste dépendante (marque → modèles, région → villes…)
- Personnaliser le message d’erreur et supprimer une liste
- Construire un formulaire d’inscription complet avec plusieurs listes
Méthode 1 : créer une liste déroulante simple
C’est le point de départ. Tu n’as pas besoin de tableau ni de formule : tout se passe dans la fenêtre de validation des données.
Étape par étape
- Sélectionne la cellule (ou la plage) où tu veux la liste.
- Va dans l’onglet Données du ruban.
- Clique sur Validation des données.
- Dans la liste Autoriser, choisis Liste.
- Dans le champ Source, tape tes valeurs séparées par des points-virgules :
Oui;Non;En cours. - Clique sur OK.
Raccourci pratique : Alt + Flèche bas dans la cellule sélectionnée ouvre la liste sans avoir besoin de cliquer sur la flèche.
Utiliser une plage de cellules comme source
Plutôt que de taper les valeurs à la main, tu peux pointer vers une plage de cellules. Par exemple, si tes valeurs sont en A2:A10, mets =$A$2:$A$10 dans le champ Source. L’avantage : tu modifies les valeurs directement dans les cellules, sans rouvrir la validation.
Méthode 2 : liste déroulante dynamique
Le problème avec la méthode 1 : si tu ajoutes une valeur à ta plage source, la liste ne se met pas à jour automatiquement. Tu dois rouvrir la validation et étendre la plage manuellement. Pas pratique.
La solution : convertir ta plage source en tableau structuré. Un tableau Excel s’étend automatiquement quand tu ajoutes des données en bas. Ta liste déroulante suivra sans aucune manipulation supplémentaire.
Comment créer le tableau structuré
- Clique sur une cellule de ta plage de valeurs.
- Appuie sur Ctrl + L pour créer un tableau.
- Donne un nom parlant à ton tableau (ex :
ListePays) dans le champ Nom du tableau visible dans l’onglet Création de tableau. - Dans ta validation des données, utilise comme source la colonne du tableau :
=ListePays[Pays].
Maintenant, quand tu tapes une nouvelle valeur en bas du tableau, elle apparaît automatiquement dans toutes les listes déroulantes qui pointent vers cette colonne.
Méthode 3 : liste déroulante dépendante
Une liste dépendante, c’est quand le contenu de la deuxième liste change selon ce que l’utilisateur a sélectionné dans la première. Exemple classique : l’utilisateur choisit une marque de voiture, et la deuxième liste affiche uniquement les modèles de cette marque.
Pour ça, on utilise deux outils combinés : les plages nommées et la fonction INDIRECT.
Étape 1 : créer les plages nommées
Pour chaque valeur de la première liste, crée une plage nommée contenant les valeurs correspondantes. Le nom de la plage doit correspondre exactement à la valeur de la liste parent.
- Sélectionne les modèles de la marque Renault (ex :
B2:B5). - Dans la zone de nom (à gauche de la barre de formule), tape
Renaultet appuie sur Entrée. - Répète pour chaque marque : sélectionne les modèles Peugeot, nomme la plage
Peugeot. Et ainsi de suite.
Citroën_DS, et adapte la valeur dans ta première liste en conséquence. La casse n’a pas d’importance (Renault = renault).Étape 2 : créer la liste principale (marques)
Dans la cellule de la première liste (ex : B2), crée une validation de données simple avec les noms de marques : Renault;Peugeot;Citroën.
Étape 3 : créer la liste dépendante avec INDIRECT
Dans la cellule de la deuxième liste (ex : C2), crée une validation de données et dans le champ Source, entre :
=INDIRECT(B2)
La fonction INDIRECT transforme le texte contenu dans B2 en référence de plage. Si B2 contient « Renault », INDIRECT(B2) pointe vers la plage nommée Renault. La liste dépendante affiche alors uniquement les modèles Renault.
Copie la validation sur toutes les cellules de la colonne Modèle. La référence B2 doit rester relative (sans le $) pour qu’elle s’adapte à chaque ligne.
Bonnes pratiques pour tes listes déroulantes
Personnaliser le message d’erreur
Par défaut, Excel affiche un message d’erreur générique si l’utilisateur tape une valeur qui n’est pas dans la liste. Tu peux personnaliser ce message pour le rendre plus clair.
- Ouvre la validation des données (Données > Validation des données).
- Clique sur l’onglet Alerte d’erreur.
- Choisis le style (Arrêt, Avertissement, Informations).
- Saisis un titre et un message personnalisés.
Le style Arrêt bloque complètement la saisie hors liste. Avertissement affiche un message mais laisse l’utilisateur forcer la valeur. Informations prévient sans bloquer.
Afficher un message d’aide à la saisie
Dans l’onglet Message de saisie de la validation des données, tu peux afficher une bulle d’info quand l’utilisateur sélectionne la cellule. Pratique pour guider les utilisateurs d’un formulaire partagé.
Supprimer une liste déroulante
Sélectionne les cellules concernées. Va dans Données > Validation des données. Clique sur Effacer tout puis sur OK. La liste est supprimée, les valeurs déjà saisies restent intactes.
Masquer la flèche de la liste
Il n’existe pas d’option native pour masquer la flèche de la liste déroulante dans Excel. Si tu veux un champ propre sans flèche visible, une solution consiste à superposer une forme blanche sur la flèche, mais ce n’est pas idéal. Dans la plupart des cas, la flèche est utile car elle signale clairement à l’utilisateur qu’une liste est disponible.
Cas pratique : formulaire d’inscription avec listes déroulantes
On va créer un formulaire d’inscription pour une formation, avec plusieurs listes déroulantes.
Structure du formulaire
- Colonne A : Prénom (saisie libre)
- Colonne B : Nom (saisie libre)
- Colonne C : Formation (liste déroulante : Excel Débutant; Excel Avancé; Power BI; VBA)
- Colonne D : Niveau actuel (liste dépendante selon la formation choisie)
- Colonne E : Disponibilité (liste : Matin; Après-midi; Soir; Week-end)
- Colonne F : Statut (liste : En attente; Confirmé; Annulé)
Mise en place
- Crée un onglet Paramètres avec toutes les listes de valeurs.
- Convertis chaque liste en tableau structuré et nomme-les.
- Pour la colonne D, crée des plages nommées par formation :
Excel_Débutant(Aucun; Notions de base),Excel_Avancé(Débutant confirmé; Intermédiaire), etc. - Dans la validation de la colonne D, utilise
=INDIRECT(SUBSTITUE(C2;" ";"_"))pour gérer les espaces dans les noms. - Ajoute un message de saisie sur chaque colonne pour guider les collaborateurs.
En moins de 20 minutes, tu as un formulaire professionnel, sans risque d’erreur de saisie, que tu peux partager avec toute l’équipe.
Pour aller plus loin
- Guide débutant Excel : le point de départ si tu veux structurer tes bases sur Excel de zéro.
- Cases à cocher Excel : une autre fonctionnalité de formulaire puissante pour tes tableaux de suivi et tes checklists.
