Tu as besoin d’un organigramme pour présenter la structure de ton équipe, organiser un projet ou illustrer une hiérarchie d’entreprise. Et tu veux le faire dans Excel, sans passer par Visio ou un outil externe. Bonne nouvelle : Excel offre trois méthodes très différentes pour créer un organigramme, de la plus rapide à la plus flexible. Dans cet article, on passe les trois en revue pour que tu choisisse celle qui correspond à ta situation.
- Créer un organigramme en moins de 5 minutes avec SmartArt
- Structurer une liste de données pour générer la hiérarchie rapidement
- Construire un organigramme manuel avec des formes et des connecteurs
- Ajouter des photos et des titres dans les boîtes
- Rendre l’organigramme lisible et professionnel avec 3 règles visuelles
Méthode 1 : SmartArt (la plus rapide pour 80 % des cas)
SmartArt est l’outil natif d’Excel pour créer des diagrammes structurés. Pour un organigramme standard, c’est la méthode à utiliser en priorité : en moins de 5 minutes, tu obtiens un résultat propre et modifiable.
Insérer le SmartArt
Va dans l’onglet Insertion, clique sur SmartArt (groupe Illustrations). Dans la boîte de dialogue, sélectionne la catégorie Hiérarchie à gauche.
Tu as trois options principales :
- Organigramme : boîtes rectangulaires, liens horizontaux et verticaux. Le plus courant.
- Organigramme hiérarchique : disposition pyramidale stricte, lisible pour les grandes structures.
- Organigramme nommé et titré : chaque boîte affiche un nom et une fonction sur deux lignes. Idéal pour les fiches d’équipe.
Choisis ton type, valide avec OK. Le SmartArt s’insère dans la feuille avec un exemple prérempli.
Remplir la hiérarchie via le volet texte
Le volet texte (à gauche du SmartArt) est la façon la plus rapide d’ajouter des niveaux. Si il n’est pas visible, clique sur la flèche à gauche du SmartArt pour l’ouvrir.
- Chaque ligne du volet = une boîte dans le diagramme.
- Appuie sur
Tabpour descendre d’un niveau (sous-élément). - Appuie sur
Shift+Tabpour remonter d’un niveau. - Appuie sur
Entréepour ajouter une boîte au même niveau.
Personnaliser les couleurs et le style
Une fois le SmartArt sélectionné, l’onglet Outils SmartArt apparaît dans le ruban avec deux sous-onglets.
- Création : modifie les couleurs globales (bouton « Modifier les couleurs ») et applique un style prédéfini.
- Format : ajuste la taille et la couleur d’une boîte individuellement, modifie la police.
Pour changer la couleur d’une seule boîte : sélectionne-la (clic simple sur la boîte dans le SmartArt), puis Format > Remplissage de forme > couleur souhaitée. Pratique pour différencier les services ou mettre en valeur la direction générale.
Méthode 2 : à partir d’une liste de données structurée (le plus efficace pour une grande équipe)
Quand tu as plus de dix personnes à placer dans l’organigramme, le clic-à-clic dans SmartArt devient vite pénible. La solution : préparer la structure dans Excel d’abord, puis la coller dans le volet texte. C’est dix fois plus rapide.
Structurer tes données dans une feuille séparée
Crée une feuille dédiée (par exemple « Structure ») avec deux colonnes minimum :
- Colonne A : Nom et Prénom
- Colonne B : Manager direct (nom de la personne dont cette personne dépend)
- Colonne C (optionnel) : Fonction ou poste
Exemple de mini-liste :
Sophie Leclercq | Direction générale
Thomas Martin | Sophie Leclercq
Inès Dupont | Sophie Leclercq
Paul Bernard | Thomas Martin
Laura Moreau | Thomas MartinCette liste te sert de source. Tu peux la mettre à jour à n’importe quel moment sans refaire le diagramme de zéro.
Transformer la liste en organigramme SmartArt
Insère un SmartArt Hiérarchie (voir méthode 1). Dans le volet texte, commence par supprimer les lignes existantes. Puis saisie ou colle les noms niveau par niveau en utilisant Tab pour indenter les sous-niveaux.
Pour aller encore plus loin dans la gestion de données structurées dans Excel, jette un oeil à notre article sur les cartes Excel pour visualiser des données.
Méthode 3 : organigramme manuel avec des formes (pour les cas non standards)
SmartArt a des limites : il ne gère pas les structures matricielles, les rattachements multiples ou les cases fusionnées. Pour ces cas, tu crées l’organigramme toi-même avec des formes.
Insérer les boîtes
Onglet Insertion > Formes > choisis un Rectangle arrondi (section Rectangles). Dessine la première boîte, double-clique dedans pour écrire le nom. Ensuite, copie-colle la forme autant de fois que nécessaire pour conserver le même style.
Relier les formes avec des connecteurs
Onglet Insertion > Formes > section Lignes > sélectionne un Coude ou un Connecteur coudé. Passe la souris sur une forme : des petits points verts apparaissent sur les bords. Clique sur un point vert, maintiens, puis tire vers un point vert d’une autre forme. Le connecteur reste « accroché » aux formes et se déplace si tu bouges les boîtes.
Si les connecteurs se décrochent, fais un clic droit sur le connecteur > Reconnecter.
Aligner proprement les formes
Sélectionne plusieurs formes en même temps (clic + Shift sur chacune, ou clic-glisser pour tout sélectionner). Onglet Format (Outils de dessin) > Aligner > choisie l’alignement voulu :
- Aligner à gauche, centrer, aligner à droite.
- Distribuer horizontalement ou verticalement (pour espacer les boîtes de façon uniforme).
Gérer les calques avec le volet Sélection
Appuie sur Alt + F10 pour ouvrir le volet Sélection. Il liste tous les objets de la feuille (formes, connecteurs, images). Tu peux y cliquer sur un objet pour le sélectionner même s’il est caché derrière un autre, ou réorganiser l’ordre des calques par glisser-déposer.
Bonus : ajouter des photos et des titres dans l’organigramme
Un organigramme avec les photos des collaborateurs est bien plus lisible qu’une liste de noms. Excel le permet nativement.
Insérer une photo dans une boîte SmartArt
Dans ton SmartArt, fais un clic droit sur la forme concernée. Si tu as utilisé le type « Organigramme avec images », tu verras directement un emplacement photo. Sinon, clique sur Modifier l’image > À partir d’un fichier (ou À partir d’une URL).
Pour obtenir un rendu circulaire :
- Sélectionne la forme-image.
- Onglet Format > Taille > Recadrer > Recadrer en forme > Ellipse.
- Utilise les poignées de recadrage pour centrer le visage.
Harmoniser les dimensions
Toutes les photos doivent avoir la même taille. Règle chaque forme-image à exactement 4 cm de large via Format > Taille (panneau à droite). Active « Verrouiller les proportions » pour ne pas déformer le portrait. Une taille uniforme = un organigramme professionnel.
Conseils pour un organigramme lisible
Un organigramme visuellement propre se lit en quelques secondes. Voici trois règles à respecter impérativement.
Règle 1 : maximum 7 niveaux
Au-delà de 7 niveaux hiérarchiques sur un seul diagramme, l’impression A4 devient illisible. Si ta structure est plus profonde, coupe en deux : un organigramme pour la direction (niveaux 1 à 3), un autre pour les équipes opérationnelles (niveaux 3 à 7).
Règle 2 : une seule police, tailles décroissantes
Utilise une seule police pour tout l’organigramme. Varie uniquement la taille selon le niveau hiérarchique :
- Directeur général : 14 pt, gras.
- Directeurs de département : 12 pt.
- Managers : 11 pt.
- Collaborateurs opérationnels : 10 pt.
Évite l’italique et le souligné. La hiérarchie visuelle passe par la taille et la couleur, pas par le style.
Règle 3 : code couleur par département (3 à 5 couleurs max)
Attribue une couleur différente à chaque département ou pôle. Reste sobre : entre 3 et 5 couleurs au maximum. Voici des couleurs qui fonctionnent bien ensemble :
Ces couleurs sont cohérentes avec les palettes utilisées dans les tableaux de bord Excel professionnels.
Cas pratique : organigramme évolutif pour une équipe de 50 personnes
Voici le process que j’utilise pour créer un organigramme d’équipe qui reste à jour sur la durée.
Étape 1 : créer la base de données collaborateurs
Dans une feuille Excel dédiée, construis un tableau avec ces colonnes :
- Nom, Prénom
- Fonction / Poste
- Département
- Manager direct (Nom Prénom)
- Photo (chemin ou URL)
Cette feuille devient ta source de vérité. Quand quelqu’un change de poste ou qu’un nouveau collaborateur arrive, tu mets à jour ici en premier.
Ce type de liste structurée se gère très bien sous forme de tableau Excel mis en forme, avec des filtres et un tri automatique.
Étape 2 : générer l’organigramme depuis la liste
Depuis ta liste, extrais les noms niveau par niveau (tri par Manager, puis par Département). Colle cette hiérarchie dans le volet texte d’un SmartArt Hiérarchie. Pour 50 personnes, compte environ 15 minutes de saisie.
Étape 3 : exporter en PowerPoint pour la diffusion
L’organigramme Excel n’est pas fait pour être diffusé tel quel. Copie le SmartArt (Ctrl+C), ouvre PowerPoint, et colle avec l’option Coller comme image pour un rendu statique et imprimable. Si tu veux garder la possibilité de modifier dans PowerPoint, choisis Coller sans option : le SmartArt reste actif.
Étape 4 : mettre à jour rapidement
Quand l’équipe évolue, mets à jour la liste source dans Excel. Ensuite, copie la nouvelle hiérarchie et remplace le contenu du volet texte SmartArt. Les couleurs et le style sont conservés automatiquement. Une mise à jour prend moins de 5 minutes si la liste source est bien maintenue.
